Bilaget ankommer.
Følg en almindelig faktura fra det øjeblik den modtages, til Noventra har gjort den klar til kontrol og godkendelse.
Klokken er 08.13, og den første faktura ligger allerede i indbakken.
For virksomhedsejeren er det bare endnu en leverandørfaktura. For regnskabet er den begyndelsen på en kæde af oplysninger, der senere påvirker moms, resultat, bank og årsafslutning.
Fakturaen kommer fra en leverandør, virksomheden har handlet med før. Den indeholder leverandørens navn, CVR-nummer, fakturadato, betalingsfrist, linjer med varer og ydelser, et samlet beløb og moms.
I et traditionelt forløb åbner brugeren dokumentet, finder leverandøren, vælger en konto, taster dato og beløb, kontrollerer momsen, gemmer PDF-filen og forsøger bagefter at huske, om betalingen allerede findes i banken.
Noventra skal samle hele den proces. Fakturaen skal ikke blot gemmes. Den skal forstås og gøres klar til handling.
Ét dokument skal kun behandles én gang. Derefter skal oplysningerne følge med gennem hele regnskabet.
Bilaget kan komme fra e-mail, mobil eller scanner.
Uanset hvordan bilaget kommer ind, skal originalen bevares. Det er originalen, der senere dokumenterer posteringen over for virksomheden, bogholderen, revisoren eller myndighederne.
Det skal kunne findes igen via leverandør, dato, beløb, tekst, fakturanummer eller den postering, det er knyttet til.
Et arkiv skal være mere end en mappe med filer.
Når et bilag gemmes i Noventra, skal det samtidig få en plads i virksomhedens økonomiske historie.
Bilaget får en unik identitet. Systemet registrerer, hvornår det er modtaget, hvem der har uploadet det, hvilken virksomhed det tilhører, og om det allerede er koblet til en postering.
Det gør det muligt at arbejde med status: nyt, under analyse, klar til godkendelse, bogført eller kræver handling. Brugeren kan dermed se, hvilke dokumenter der er færdige, og hvilke der stadig mangler behandling.
Dokumentation skal kunne findes på få sekunder.
Et godt arkiv handler ikke kun om at gemme. Det handler om at kunne finde det rigtige igen, når der er brug for det.
Brugeren skal kunne søge på leverandørens navn, CVR-nummer, fakturanummer, dato, beløb, valuta og tekst fra dokumentet. Senere kan samme bilag åbnes fra bankposteringen, momsrapporten, kontospecifikationen eller årsregnskabet.
| Søgning | Eksempel |
|---|---|
| Leverandør | Norlys |
| Beløb | 1.248,75 kr. |
| Dato | 14. marts |
| Fakturanummer | F-20481 |
| Tekst | Internet og telefoni |
Bilag, postering og rapportering bliver tre visninger af den samme dokumenterede hændelse.
Først læses dokumentet. Derefter fortolkes det.
At finde tekst i en PDF er kun begyndelsen. Noventra skal forstå, hvilken rolle oplysningerne spiller i regnskabet.
AI identificerer leverandøren og sammenholder navnet med CVR-nummer, adresse og tidligere dokumenter. Derefter findes fakturadato, betalingsfrist, valuta, nettobeløb, momsbeløb og total.
Hvis dokumentet indeholder flere momssatser eller både varer og service, skal det markeres. Hvis totalen ikke stemmer med linjerne, skal brugeren advares.
“Totalen stemmer ikke præcist med linjerne. Kontroller venligst, om fakturaen indeholder afrunding eller et gebyr.”
Det er vigtigt, at AI ikke skjuler usikkerhed. Når noget ikke er entydigt, skal systemet sige det tydeligt.
Hvem kommer fakturaen fra?
Leverandørgenkendelsen skaber forbindelsen mellem bilaget og virksomhedens historik.
Hvis leverandøren allerede findes, viser Noventra tidligere posteringer, normal kontokategori, typisk momsbehandling og eventuelle noter. Hvis leverandøren er ny, kan systemet foreslå at oprette den.
Historikken skal hjælpe, men ikke låse brugeren fast. En leverandør kan levere forskellige typer varer og ydelser, og derfor skal hvert bilag stadig vurderes ud fra sit faktiske indhold.
Før noget foreslås, skal bilaget kontrolleres.
En faktura kan være uploadet to gange, videresendt fra flere e-mails eller modtaget både som PDF og foto.
Noventra skal sammenligne leverandør, fakturanummer, dato og beløb. Hvis dokumentet ligner et eksisterende bilag, vises en advarsel i stedet for at oprette en ny postering.
Systemet skal også opdage mangler. Et bilag uden fakturanummer, en kvittering uden tydelig dato eller en udenlandsk faktura uden tilstrækkelige oplysninger kræver ekstra kontrol.
Noventra skal stoppe processen, når dokumentationen ikke er tydelig nok til et sikkert forslag.
Bilaget er nu gemt, forstået og klar til næste trin.
Indtil nu er intet blevet bogført. Noventra har kun samlet dokumentationen og forberedt et gennemsigtigt forslag.
Vi går videre med kontering, moms, bankmatch, godkendelse og opdatering af rapporterne.