Forslaget bliver til regnskab.
Nu går vi fra analyse til kontering, moms, bankmatch, godkendelse og de rapporter, der bygger videre på samme postering.
Hvad handler udgiften egentlig om?
Når dokumentet er forstået, skal oplysningerne omsættes til bogføring.
Noventra sammenholder fakturaens indhold med kontoplanen, leverandørens historik og virksomhedens tidligere valg. Hvis fakturaen handler om telefoni, kan systemet foreslå en konto til telefon og internet. Hvis den indeholder inventar, kan behandlingen være en anden.
Et godt forslag består ikke kun af et kontonummer. Brugeren skal også kunne se forklaringen bag.
“Leverandøren er tidligere bogført på denne konto, og fakturalinjerne beskriver mobilabonnement og data.”
Brugeren kan acceptere forslaget, vælge en anden konto eller opdele fakturaen på flere konti.
Den tekniske balance skal være korrekt – også når brugeren ikke ser den.
Noventra kan gøre bogføringen enkel på overfladen, men motoren under skal stadig følge dobbelt bogholderi.
En udgift øger normalt en omkostningskonto i debet. Samtidig registreres betalingen eller gælden i kredit. Hvis fakturaen endnu ikke er betalt, kan kreditten ligge på leverandørgæld. Når banken senere viser betalingen, udlignes gælden.
Debet: Telefon og internet 1.000 kr. · Debet: Købsmoms 250 kr. · Kredit: Leverandørgæld 1.250 kr.
Systemet må ikke tillade bogføring, hvis debet og kredit ikke stemmer. Denne kontrol er grundlaget for, at balance og årsregnskab senere kan beregnes korrekt.
Momsen skal følge købet – ikke være et separat gæt.
Noventra skal beregne moms ud fra den faktiske postering og den valgte momskode.
Ved et almindeligt dansk køb med fuldt fradrag registreres købsmomsen. Ved et momsfrit køb bruges ingen moms. Ved repræsentation eller blandet anvendelse kan fradraget være begrænset.
Udenlandske fakturaer kræver ekstra opmærksomhed. EU-varekøb, EU-ydelser, reverse charge, import og eksport skal behandles forskelligt.
| Situation | Behandling |
|---|---|
| Dansk køb | Købsmoms efter bilaget |
| Dansk salg | Salgsmoms |
| EU-ydelse | Reverse charge |
| Eksport | Typisk uden dansk salgsmoms |
Usikker moms skal frem i lyset.
Moms er et område, hvor et hurtigt gæt kan blive dyrt.
Hvis fakturaen indeholder både private og erhvervsmæssige elementer, både varer og service eller en uklar udenlandsk leverandør, skal Noventra ikke vælge en momskode uden forklaring.
“Fakturaen indeholder både mad og lokaleleje. Fradragsretten kan være forskellig for de enkelte linjer.”
Brugeren kan opdele bilaget i flere linjer, vælge forskellige momskoder og gemme en note om vurderingen. Det giver et bedre revisionsspor end én samlet automatisk kontering.
Automatisering er mest værdifuld, når den også ved, hvornår den skal spørge.
Betalingen skal forbindes med den rigtige faktura.
Når bankposteringen kommer ind, skal Noventra forsøge at matche den med leverandørgælden og det oprindelige bilag.
Systemet sammenligner beløb, betalingsdato, tekst, reference og leverandør. Et præcist match kan foreslås automatisk. Et muligt match vises til kontrol.
Når betalingen godkendes, udlignes leverandørgælden. Bilag, faktura, postering og bankbevægelse hænger nu sammen.
Brugeren ser hele forslaget, før noget bogføres.
Godkendelsesvisningen skal samle dokumentet, AI-forslaget og den regnskabsmæssige virkning ét sted.
Brugeren kan rette alle relevante felter. Når godkendelsen sker, gemmes både posteringen og historikken over, hvem der godkendte den og hvornår.
Brugeren skal kunne se både dokumentationen og konsekvensen, før der trykkes godkend.
Én godkendelse påvirker hele overblikket.
Når posteringen bogføres, skal de relevante rapporter opdateres ud fra samme data.
Omkostningen indgår i resultatopgørelsen. Købsmomsen indgår i momsrapporten. Leverandørgælden vises i balancen, indtil betalingen matches. Likviditeten påvirkes, når banken registrerer betalingen.
Brugeren skal kunne vælge denne måned, de seneste to, tre, seks, ni eller tolv måneder og se de samme data i forskellige perioder.
Fra enkeltbilag til en forståelig måned.
Når mange posteringer samles, skal Noventra forklare udviklingen – ikke kun vise totaler.
Brugeren ser omsætning, omkostninger, resultat, likviditet, moms, ubetalte fakturaer og manglende bilag. Tallene skal kunne sammenlignes med forrige periode og samme periode sidste år.
“Stigningen kommer primært fra en årlig forsikring og en ekstraordinær reparation. Den løbende drift ligger tæt på normalen.”
Forklaringen hjælper brugeren med at skelne mellem en reel udvikling og en enkeltstående betaling.
Hver beslutning skal kunne følges tilbage.
Et gennemarbejdet system gemmer ikke kun resultatet. Det gemmer også historien.
Noventra skal registrere, hvem der uploadede bilaget, hvad AI foreslog, hvilke ændringer brugeren foretog, hvem der godkendte posteringen, og om den senere blev korrigeret.
En bogført postering bør ikke bare overskrives. Hvis noget er forkert, skal rettelsen ske på en måde, der bevarer den oprindelige historik.
Når hele forløbet kan ses, bliver det lettere at kontrollere regnskabet og forstå tidligere beslutninger.
Bilaget er nu en del af hele regnskabet.
Dansk moms, EU-moms, reverse charge, import, eksport og den kontrol, der skal reducere fejl.